4 dicas de como implementar uma gestão de qualidade no seu consultório

O mercado da área da saúde tem atraído cada vez mais empreendedores. A ideia de ter sua própria clínica ou consultório, tem encantado muitos profissionais, porém, empreender não é uma tarefa fácil.

Alguns desistem do processo logo no início e outros, por falta de conhecimento, acabam falindo. Mas porque isso acontece?

Apesar do profissional ter estudado por anos para se especializar em sua área, ele não adquiriu as informações necessárias para administrar um negócio. Isso significa que, uma das grandes dificuldades desses profissionais é gerenciar seu consultório.

Como uma empresa de outras áreas, um consultório deve ter uma boa gestão para alcançar resultados positivos. Mesmo não sendo uma tarefa fácil, hoje já é possível contar com inúmeras ferramentas que podem apoiar o empreendedor neste processo.

Se você quer saber como fazer uma gestão de qualidade no seu negócio, este artigo é para você.

Qual é a importância de adotar uma boa gestão?

Um gestão bem implementada e planejada desde o início acrescenta uma série de benefícios para o seu consultório.

Isso acontece porque é possível supervisionar todos os processos, desde o atendimento ao paciente até o rendimento mensal. Por exemplo, ter controle do fluxo de caixa, para visualizar a rentabilidade do negócio e definir quais serão os próximos investimentos.

Até porque, nenhum empreendedor quer apenas pagar as contas, não é? Parece óbvio, mas infelizmente muitos negócios não sobrevivem por não conseguirem administrar o básico.

Por isso, fazer um bom planejamento e gestão de clínicas e consultórios, é essencial para a sobrevivência e sucesso do seu negócio.

Veja agora, 4 dicas práticas para aplicar e ter um bom resultado!

1 – Organize suas finanças

Separe suas contas pessoais das contas do consultório “Faça seu pró-labore”

Um passo importante e que muitos profissionais não tomam, é a de separar suas contas pessoais das contas do consultório. Quando juntas, você pode perder o controle das informações e deixa a tarefa de medir a rentabilidade mais difícil.

Outro erro, que muitos profissionais cometem, é a de tirar dinheiro do caixa conforme sua necessidade. Se você possui esse hábito, mesmo que seja para pagar o almoço ou pagar uma condução, deve parar imediatamente.

Mesmo sendo o dono do consultório, é preciso ter controle e para isso, é recomendado que você empreendedor faça seu pró-labore. Ou seja, que você se inclua como funcionário e defina um salário X mensal.

Registre todo o movimento do seu consultório

Nem precisa dizer como registrar todas as saídas e entradas são importantes, não é?

Mas o que muitos profissionais esquecem é que “todas as movimentações”, significa literalmente “todas”.

Por menor que seja, é importante que faça o registro para realizar o controle e análise no final do mês.

Faça parcerias

Ter um parceiro é uma ótima estratégia para que você reduza gastos e consiga uma economia no final do mês.

Sabemos que os gastos com equipamentos e manutenção de equipamento é alto. Por isto, ter parceiros é essencial, principalmente se você está começando um negócio.

Essa parceria pode ser feita de diversas formas, seja oferecendo um plano de saúde odontológico para os funcionários de um fornecedor, caso você tenha uma clínica odontológica, ou oferecendo um desconto em um convênio odontológico empresarial. Seja criativo, mas planeje essa parceria para que seja realmente benéfica.

Contate um contador

Se sentir sobrecarregado ou tiver muitas dúvidas, não hesite em consultar um contador.

Assim como um paciente te procura por ser especialista, você deve procurar um profissional que passou anos estudando sobre a área.

2 – Faça um bom atendimento

Padronize os processos

Padronizar processo, é um facilitador para gestão e para proporcionar um bom atendimento.

Elas servem para mapear e entender as etapas dentro do seu consultório. Desde o primeiro contato até o pós atendimento. Ter uma rotina bem definida é essencial para medir os resultados do seu negócio a curto e longo prazo, além de permitir e assegurar que todas as etapas de um bom atendimento sejam cumpridas.

Infelizmente, muitos profissionais de saúde perdem pacientes por falta de organização, e tudo porque não estavam com seus processos em dia.

Capacite seus colaboradores

Além de fazer uma padronização, é importante capacitar seus funcionários para que eles consigam executar da melhor forma possível.

Todos os profissionais precisam estar estar alinhados ao posicionamento e objetivos do seu negócio. Procure sempre abrir um diálogo com a equipe para saber quais são os desafios enfrentados para que juntos possam melhorar no próximo mês.

Invista em ações pós-atendimento

Empresas de diversos ramos investem muito em ações de pós-venda, porém na saúde essa ação é negligenciada.

Existe um mito que os profissionais acreditam, é de que o seu relacionamento começa no agendamento e encerra na consulta ou após o tratamento. Mas pelo contrário, investir em ações pós-atendimento pode garantir que o paciente se sinta cuidado e te indique para outras pessoas ou até mesmo retorne a seu consultório.

Seja enviar um SMS automático para confirmar a consulta ou apenas uma pesquisa de satisfação, faz com que o paciente se sinta próximo.

3 – Faça um planejamento de marketing para seu consultório

No início de um negócio, há vários detalhes que o empreendedor precisa considerar. Porém, tão importante como uma gestão de qualidade deve ser o seu planejamento de marketing. Aliás, as duas estão totalmente relacionadas.

Do que adianta ter um processo padronizado ou ter controle das suas finanças, se não tiver pacientes.

Sabemos que no começo, investir é um desafio, mas é importante para que tenha um bom rendimento no final do mês e para que consiga fazer investimentos nos próximos.

Uma boa estratégia de marketing, pode ser decisivo para o seu negócio, ainda mais em tempos de crises como por exemplo, a pandemia do Coronavírus, onde a maioria das pessoas estão em suas casas e o único acesso ao mundo externo é por meio da internet.

Por este motivo, muitas empresas e inclusive clínicas e consultórios passaram a investir o dobro em marketing digital.

Investir em Marketing Digital é uma estratégia para que você tenha presença na internet. Isso significa que por meio do Marketing é possível aplicar diversas técnicas que fará o seu site aparecer entre os primeiros lugares nos buscadores e fazer com que o potencial cliente opte por clicar em seu site ao invés do concorrente.

Quando uma pessoas pesquisar por “plano de saúde dental”  ou  “plano odonto”, seu site – caso você seja uma clínica odontológica – irá aparecer como um dos primeiros nos mecanismos de busca, como o Google, por exemplo.

Vale ressaltar que, investir em Marketing não é mais uma solução apenas para grandes negócios, existem empresas especializadas em médio e pequeno negócio que são acessíveis.

Leia também: Marketing digital para a área da saúde: 3 dicas práticas

4 – Modernize-se

A tecnologia facilita a rotina de muitos profissionais e até abre novas oportunidades em tempos de crises como a telemedicina, por exemplo. Quem diria que seria possível reduzir tanta papelada e acessar o fichário de um paciente em segundos?

Porém, alguns negócios estão ficando para trás e até mesmo fechando suas portas por não saberem manusear ou simplesmente por não terem conhecimento de ferramentas.

Ficar “desatualizado”, faz com que seu negócio se torne menos competitivo e como consequência prejudique o seu rendimento financeiro.

Veja agora algumas ferramentas que podem alavancar seus negócios:

Software de Gestão

Optar por um software de gestão, é um passo para dizer adeus a papelada e a burocracia.

Nele você consegue ter:

• controle do seu estoque;
• fácil acesso a saídas e entradas;
• especificação dos gastos;
• registros de contas;
• registro de pacientes (dependendo do software);
• fácil acesso a datas e pagamentos de funcionários.

Telemedicina

Essa tem sido uma opção que tem salvado muitos consultórios e clínicas, principalmente em tempos de crises.

A telemedicina, é uma especialidade médica que permite o atendimento a distância, esse atendimento ocorre por meio de soluções e ferramentas digitais que exclusivas que promovem assistência médica online a pacientes e profissionais da saúde.

Ao contratar uma empresa de telemedicina, você pode ter acesso a laudos à distância. Isso simplifica o processo e a rotina do seu consultório.

Prontuário eletrônico

Quando se faz a análise do processo de atendimento, provavelmente você irá se deparar com o prontuário do paciente. Ter o prontuário do paciente antes dele chegar a sua sala, faz como que você já saiba seu histórico e agiliza a consulta.

Isso faz com que o paciente se sinta lembrado e para que você não perca tempo questionando o histórico do paciente. Por isso, optar por um prontuário eletrônico é essencial para que você otimize o processo da sua clínica.

Invista em uma gestão de qualidade!

Neste conteúdo você conferiu passos práticos para implementar em seu negócio e obter resultados incríveis.

Também conferiu a importância de ter uma gestão de qualidade e quais são as ferramentas para isso.

Mas lembre-se de sempre se atualizar e ficar sempre por dentro de quais são as melhores ferramentas para que seu negócio seja competitivo e para que você ofereça o melhor atendimento aos seu pacientes.

Conteúdo produzido por Ana Laura Ferreira, redatora da Ideal Odonto.