Agenda médica: como organizá-la para prestar um ótimo atendimento?

Organizar a agenda médica é um desafio diário para as clínicas médicas: não se pode deixar espaços ociosos para melhorar a produtividade do tempo e agenda consultas demais pode criar transtornos com os pacientes.

Acompanhe nosso artigo e conheça dicas para otimizar o controle da agenda médica de sua clínica e maximizar a utilização do tempo!

1. Intercale consultas na agenda médica

É comum quem as primeiras consultas sejam mais demoradas: elas pedem preenchimento de prontuário, conhecimento do histórico clínico e familiar e, eventualmente, exames adicionais feitos no próprio consultório. Isso dá às primeiras consultas uma duração média de uma hora.

Em contrapartida, as consultas de rotina são mais rápidas, durando 30 minutos ou menos, pois já há um conhecimento prévio entre médico e paciente. Em alguns casos, chegam a ser ainda mais rápidas — quando são retornos para mostrar resultados de exames, por exemplo, e não há nenhum interveniente.

É importante conseguir intercalá-las, de modo que o dia não fique muito sobrecarregado e nenhum paciente tenha que esperar além do necessário.

2. Confirme presença no dia anterior

Estabeleça uma rotina de contato prévio, com um dia de antecedência, para confirmar a presença nas consultas agendadas. Isso dá uma margem de ajustes (antecipando horários posteriores ou encaixando pacientes na espera) no caso de desistência.

É importante definir a rotina de contato e os meios: telefone, Whatsapp e e-mail são válidos e devem estar atualizados no cadastro do paciente.

3. Crie um controle paralelo de desistências

Algumas pessoas ligam buscando consultas em datas próximas e horários completamente preenchidos. Mantenha esse controle em separado, entrando em contato no caso de desistência de outro paciente e aproveitando o horário vago.

Não esqueça que alguns pacientes de primeira consulta, com data marcada com algum tempo de espera, pedem para analisar a possibilidade de antecipação na agenda e também podem ser cadastrados em seu controle de desistência.

4. Tenha um intervalo de segurança entre as consultas

Sobrepor horários muito próximos é um erro comum na administração da agenda médica: se há uma demora inesperada na consulta, isso atrapalha todo o fluxo de atendimento como um efeito dominó. Além disso, eventualmente o médico necessita de um intervalo entre uma consulta e outra.

Por isso, é importante manter uma pequena margem de segurança entre as consultas. Dez minutos pode ser tempo suficiente para evitar transtornos.

5. Mantenha o conforto e a cortesia no ambiente de espera

É possível minimizar a possibilidade de atrasos no atendimento, mas impossível dirimi-la completamente. Por isso, pense com cuidado no conforto da sua sala de espera, minimizando o estresse para os pacientes.

São alguns pontos chaves para melhorar a experiência de espera para o paciente:

• Um aparelho de TV em volume baixo (mas audível);
• Revistas de temas variados;
• Garrafas com café, chá e alguns biscoitos;
• O contato constante com a atendente, que pode prestar alguma informação e interagir com os pacientes em espera, minimizando eventuais estresses.

6. Invista em tecnologia

Agendas impressas são mais difíceis de controlar e mais suscetíveis a erros, portanto, deixe isso para trás. A modernização melhora o nível de seu atendimento, o controle dos agendamentos, recebimentos e convênios e ainda traz o benefício de agregar valor à imagem de sua clínica, que passa credibilidade aos pacientes.

Além de tudo isso, softwares de controle de agenda também proporcionam economia com insumos e maior interação entre o médico e os atendentes, além de maior controle de desistências e remarcações.

7. Mantenha treinamento constante de atendentes

Você pode estabelecer todas essas regras para melhorar o agendamento em sua clínica, mas precisa envolver secretárias e atendentes e integrá-los às mudanças. Realize treinamentos periódicos, explique as rotinas e o atendimento esperado para garantir que tudo corra conforme o esperado.

Seguindo essas dicas simples e facilmente aplicáveis, o controle da agenda médica de sua clínica fica muito mais efetivo e o aproveitamento do tempo é maximizado. Quer receber mais artigos com dicas para gerenciamento de sua clínica médica? Assine nossa Newsletter e receba nossos conteúdos em primeira mão.