O retrabalho em exames e laudos médicos pode ser um grande problema para instituições de saúde, levando a impactos na produtividade médica, além de colocar em risco a credibilidade do negócio. 

A necessidade de refazer laudos ou exames causa uma série de transtornos, como: 

• sobrecarga da equipe;
• atraso na entrega dos resultados;
• insatisfação de pacientes e empresas contratantes. 

Portanto, é fundamental que seja identificado rapidamente o que está gerando esse retrabalho, de modo que seja possível reparar os problemas para construção de uma operação mais eficiente, segura e sustentável.

Ao longo deste artigo, você vai conhecer as 6 principais causas de retrabalho em exames e laudos e, mais importante, como evitá-las com ações práticas.

1. Falta de padronização nos processos de exames e laudos

Se a sua clínica não possui processos padronizados, é muito comum que ela sofra com retrabalhos em exames e laudos com frequência. Se cada profissional seguir um protocolo diferente de solicitação e execução do laudo/exame, a chance de inconsistências aumenta significativamente.

Quando não há protocolos claros, é comum surgirem dúvidas, informações incompletas e até divergências na interpretação dos exames. Como consequência, o laudo precisa ser revisado ou refeito.

Como evitar:

Crie protocolos claros e específicos para cada etapa da produção de exames e laudos. Inclua critérios técnicos, estrutura do laudo e checklists obrigatórios antes da finalização de cada fase.

É interessante ainda que sejam criados diferentes protocolos para cada tipo de exame/laudo. 

Leia também: Modelo de laudo médico: vantagens da padronização e exemplos

2. Informações clínicas insuficientes ou incorretas

Nem sempre os erros nos laudos médicos acontecem por falhas na análise do exame em si. É muito comum que o equívoco ocorra por conta da má qualidade das informações fornecidas na solicitação.

Dados incompletos sobre o paciente, ausência de hipótese diagnóstica ou histórico clínico mal preenchido geralmente dificultam a interpretação correta do exame, o que aumenta o risco de retrabalho.

Como evitar:

É importante que toda a equipe – recepção, médico solicitante, técnicos de enfermagem – estejam alinhados sobre a importância do preenchimento correto das requisições.

Uma boa solução para evitar problemas nessas etapas é contar com sistemas digitais para preenchimento dos dados obrigatórios.

3. Comunicação falha entre equipes clínicas e técnicas

Uma das causas mais comuns de erros e retrabalhos em exames e laudos é a falta de conexão entre quem executa o exame, quem lauda e quem faz a gestão do processo.

Quando não há canais claros de comunicação, as dúvidas técnicas geralmente não são esclarecidas a tempo, o que resulta em laudos inconsistentes ou incompletos.

Como evitar:

Crie fluxos de comunicação bem definidos, com responsáveis claros e canais diretos entre todas as equipes envolvidas no processo. 

4. Sobrecarga e excesso de demanda sobre os profissionais

Quando a equipe tem que lidar com um alto fluxo de exames e prazos apertados, as chances de erros aparecerem são enormes. 

Uma pesquisa realizada pelo Instituto Qualisa de Gestão (IQG) apontou que 93,3% dos profissionais de saúde relatam sobrecarga mental e/ou física. Ao atuar em um alto nível de exaustão, a atenção e a qualidade das análises desses profissionais ficam seriamente comprometidas. 

Como evitar:

• Distribua melhor as demandas entre a equipe;

• Monitore indicadores de produtividade; 
• Conte com o suporte de empresas de telediagnóstico para ajudar a manter a qualidade dos laudos. 

5. Uso de sistemas pouco integrados ou desatualizados

Quando a clínica utiliza vários sistemas (gestão, PACS, RIS) diferentes, que não se integram entre si, as informações ficam dispersas, podendo ocasionar em erros em laudos e exames. 

Erros de versionamento, exames duplicados e falhas no envio de informações são alguns exemplos de inconsistências que podem acontecer por esse motivo. 

Como evitar:

Invista em tecnologias integradas e em soluções que sejam compatíveis com a sua rotina clínica. Dessa forma, é possível garantir maior fluidez, rastreabilidade e segurança das informações.

Leia também: Medicina do trabalho: como usar a tecnologia a favor

6. Falta de apoio especializado em laudos e telemedicina

Por fim, muitas clínicas tentam centralizar toda a operação internamente a todo custo, mesmo quando não possuem estrutura suficiente para isso. Essa limitação acaba aumentando o risco de retrabalho, especialmente em exames mais complexos ou em horários críticos.

Como evitar:

A telemedicina, com foco no serviço de telediagnóstico, é uma solução estratégica para evitar erros na elaboração de laudos médicos e garantir padronização e qualidade. 

FAQ sobre retrabalho em exames e laudos

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