Gestão de clínicas e consultórios: dicas para melhorar a administração do seu negócio
É essencial que a gestão de clínicas e consultórios estabeleça estratégias em sua rotina visando a otimização na administração do negócio. Ou seja, meios que possibilitem a melhoria da qualidade do serviço oferecido.
Para ajudá-lo nessa tarefa, preparamos algumas dicas que podem ser úteis. Confira a seguir!
Mapeamento e análise dos processos da sua clínica
É comum que na correria do dia a dia as empresas se prendam a certas burocracias e procedimentos desnecessários.
É preciso que a empresa entenda a gestão de clínicas e consultórios de forma unificada. Ou seja, entender as particularidades e necessidades de todos os setores. Somente assim será possível propor qualquer mudança que poderá otimizar os processos atuais.
Por isso, faça uma avaliação das atividades assistenciais, cirúrgicas e administrativas para identificar a eficiência dos processos.
Uma das formas de obter esses resultados é por meio de indicadores adequados. Ou seja, que produzam dados sobre produtividade mediante o número de consultas e procedimentos realizados, ou informações sobre glosas e perdas de produtos por expiração de validade, por exemplo.
A partir dessa análise, a gestão de clínicas e consultórios podem traçar metas resolutivas para reaver processos ineficientes. Ou estratégias ousadas que destaquem a instituição frente aos demais concorrentes do mercado.
Atenção com a organização financeira na gestão de clínicas e consultórios
Uma boa gestão deve prezar pelo controle financeiro de sua instituição. Afinal, somente assim a gestão de clínicas e consultórios saberá como aplicar melhor seus investimentos, assim como identificar quais gastos podem ser cortados ou reduzidos.
Para que isso seja possível, é importante que o gestor tenha indicadores em que ele possa se basear para propor tais ações.
Portanto, preocupe-se com a estruturação de um fluxo de caixa organizado, categorizando os gastos detalhadamente. Além disso, tenha um planejamento financeiro realista e certifique-se de fazer o devido acompanhamento da situação financeira da instituição para evitar imprevistos.
Invista em gestão de pessoas
Outro importante ponto a ser analisado pela gestão de clínicas e consultórios está relacionado à gestão de pessoas. Como qualquer outra empresa, as instituições de saúde devem propor ações de motivação e de retenção de talentos. Enfim, medidas para fortalecer o engajamento da equipe com a instituição.
Separamos algumas dicas que podem ser úteis na gestão de clínicas e consultórios médicos quando o assunto é o gerenciamento dos funcionários. Olha só:
- Aposte nos feedbacks: dedique um tempo para ser franco com seus funcionários, reconhecer o bom desempenho e dar orientações quanto às melhorias necessárias;
- Estimule a participação: valorize e estimule a participação dos funcionários no processo de decisão, de criação e inovação da empresa;
- Tenha uma boa ferramenta de comunicação: quando o processo de comunicação interna é bem feito, o gestor consegue eliminar os possíveis ruídos causados pela falta de informações;
- Realize pesquisa de clima: a pesquisa de clima permite ao gestor identificar quais são os pontos que precisam ser melhorados na empresa na visão do funcionário;
- Aposte em treinamentos: a capacitação e atualização dos conhecimentos é fundamental em qualquer profissão. Apresente novas técnicas e mantenha sua equipe sempre atualizada sobre as novidades da área da saúde.
Veja também: como estabelecer uma cultura organizacional na sua clínica?
Invista em tecnologia
O advento da tecnologia trouxe benefícios assistenciais, administrativos e gerenciais para a gestão de clínicas e consultórios. Exemplo disso é o controle informatizado dos procedimentos clínicos, a inserção do prontuário eletrônico e o processamento digital das contas hospitalares.
É comum nos adaptarmos a procedimentos defasados durante a rotina conturbada de uma instituição de saúde. Porém, cabe ao gestor encontrar meios de fugir da estagnação.
Por exemplo, a emissão de laudos à distância foi um dos grandes benefícios que a tecnologia trouxe para a gestão de clínica médica. Ao optar pela utilização do serviço, o gestor garante benefícios como:
- Redução no prazo de entrega dos exames aos pacientes;
- Redução de custos;
- Aumento da produtividade da sua equipe.
Não é de hoje que a medicina e tecnologia andam juntas para aumentar a qualidade do atendimento médico, buscando oferecer diagnósticos mais ágeis e tratamentos mais assertivos. Por isso, ignorar esses benefícios seria um retrocesso na gestão de clínicas e consultórios médicos.
Confira neste texto algumas dicas que separamos de aplicativos médicos úteis para profissionais de saúde.
Invista em um software de gestão
Ter um software em sua instituição médica significa ter toda as informações em um único lugar. Ou seja, todos os dados da clínica podem ser consultados de forma ágil e simplificada, o que otimiza consideravelmente a pesquisa de dados clínicos importantes na rotina médica.
Além disso, um software para gestão de clínicas também contribui para otimização do atendimento. Isso acontece pois já existem no mercado sistemas completos que, além de contar com registros, como o prontuário eletrônico, também possuem a função de agendamento de consultas online.
Invista em Marketing
É papel do gestor também investir em ações que vão contribuir para aumentar a competitividade de seu negócio, isto é, atrair mais clientes. Neste sentido, o marketing digital na área da saúde é a estratégia mais eficiente.
As pessoas buscam cada vez mais informações de saúde na internet, logo, há uma demanda por conteúdos relevantes e de qualidade. Ao se posicionar enquanto autoridade, seu negócio ganha notoriedade, o que gera confiança nas pessoas. Dessa forma, quando necessário, elas provavelmente irão recorrer à sua clínica para realização dos serviços.
Veja também como criar uma estratégia de Inbound Marketing para clínicas.
Atenção com as regulamentações na área da saúde
A conformidade com leis e regulamentações locais é vital para a operação legal de clínicas e consultórios. A não conformidade pode resultar em multas e penalidades.
Por exemplo, você sabia que desde 1º de janeiro de 2023, o registro das informações de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) no eSocial tornou-se obrigatório?
O eSocial é uma ferramenta do Governo Federal que unifica o envio de dados sobre os trabalhadores em uma única plataforma. As empresas que não se adequarem estarão sujeitas a multas.
Fique por dentro do SST no eSocial neste artigo.
Além disso, recentemente, duas importantes medidas foram decretadas indicando o avanço da telemedicina no Brasil.
A Lei nº 1998/2020, que autoriza e conceitua a prática de telessaúde, foi aprovada pela Câmara dos Deputados. Além disso, o Conselho Federal de Medicina publicou a Resolução CFM nº 2.314/2022 definindo e regulamentando a telemedicina.
Gestão de relacionamento com o paciente
Uma forte relação médico-paciente é vital para o sucesso da clínica. Listamos abaixo algumas boas práticas que podem ser implementadas pela gestão para qualificar esse relacionamento. Veja:
- Técnicas de comunicação: Implementação de sistemas de CRM para personalizar o contato com os pacientes e fornecer informações claras e rápidas;
- Feedback: Usar pesquisas e feedback direto para entender as necessidades e preocupações dos pacientes;
- Satisfação e fidelização: Oferecer programas de lealdade e garantir que as necessidades dos pacientes sejam atendidas pode aumentar a retenção.
Gestão da qualidade e Acreditação
A qualidade é um pilar fundamental na saúde, e através da Acreditação, instituições de saúde podem focar na melhoria contínua.
Proposto e fiscalizado pela Organização Nacional de Acreditação – ONA, o método avalia e certifica instituições de saúde de acordo com requisitos fundamentais para o bom funcionamento de uma empresa de saúde.
“A Acreditação é um método de avaliação e certificação que busca, por meio de padrões e requisitos previamente definidos, promover a qualidade e a segurança da assistência no setor de saúde.”
A certificação é voluntária e não possui caráter fiscalizatório, sendo, portanto, um instrumento que visa auxiliar as instituições na melhoria contínua dos serviços prestados.
Atenção com a gestão de estoque
Controlar a entrada e saída de insumos farmacêuticos e materiais rotineiros do hospital é um dos pontos críticos na gestão hospitalar. Afinal, quando feito incorretamente pode levar ao acúmulo de itens sem movimentação, além da falta de outros considerados essenciais para o funcionamento da instituição.
Ter um estoque bem organizado é importante para qualquer empresa. Porém, quando falamos de instituições de saúde este tópico merece uma atenção ainda maior. Isso porque os produtos são imprescindíveis para a realização dos devidos procedimentos e atendimentos no hospital.
Além disso, a gestão de estoque oferece informações para que a empresa possa direcionar os recursos de forma mais estratégica. Ainda, um acompanhamento adequado evita o desperdício de materiais, que muitas vezes tem um custo muito elevado para a instituição.
Vantagens de uma boa gestão de clínicas médicas
- Uma boa administração resulta em atendimentos mais organizados, logo, melhora a percepção do paciente em relação ao seu negócio;
- Maior controle financeiro: Os recursos passam a ser alocados de forma mais estratégica, gerando economia e maior eficiência;
- Otimização dos processos: Elimina-se procedimentos defasados e burocráticos, possibilitando maior agilidade e eficiência na rotina médica;
- Aumenta a produtividade da equipe;
- Melhora o engajamento do time.
Como a Mais Laudo pode ajudar na gestão de clínicas e consultórios?
Como dissemos acima, o serviço de laudo à distância foi um dos principais benefícios que a tecnologia trouxe para a área da saúde nos últimos tempos.
Ao optar pela terceirização dos laudos médicos há um aumento na produtividade da equipe, que pode focar em etapas mais estratégicas do tratamento ao paciente. E claro, redução de custos, já que não será preciso contar com um time de especialistas para atender a demanda de laudos de exames da clínica.
Além disso, o resultado do exame é entregue de forma muito mais ágil. A Mais Laudo garante o envio do laudo médico em até 12 horas, e em casos de urgência, em até menos de uma hora.
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Supervisor de Vendas e Marketing na Mais Laudo. Engenheiro Civil, pós-graduado em Engenharia de Segurança do Trabalho, atualmente cursando pós-graduação em Gestão Comercial e Vendas. Com mais de 8 anos de experiência em Telemedicina, alia conhecimento técnico a uma visão estratégica para impulsionar resultados em saúde digital e inovação. LinkedIn: @leandroreismg
