Gestão de custos em saúde: 5 erros para não cometer
Em momentos de contenção orçamentária em instituições de saúde, decisões financeiras têm impacto direto na qualidade do cuidado e na segurança do paciente. Por isso, antes de adotar cortes, é preciso avaliar efeitos clínicos, regulatórios e operacionais, não apenas a redução imediata do custo.
Neste artigo listamos os cinco erros clássicos que não se deve cometer nesse momento. Trouxemos ainda ações práticas, critérios de decisão e ferramentas que podem ser aplicadas na sua clínica.
1) Optar pela demissão como primeira medida
É muito comum apostar que o corte de funcionários é a melhor opção para garantir a redução de custos, mas é importante lembrar que as demissões são acompanhadas de gastos legalmente estabelecidos que podem ser onerosos para a clínica.
Risco principal
Perda de capacidade assistencial, know-how e aumento do risco de eventos adversos por sobrecarga da equipe.
Por que acontece
Pressão por resultados rápidos no relatório financeiro; visibilidade imediata da redução da folha de pagamento.
Consequências mensuráveis que devem ser checadas antes
- Diminuição de consultas/hora esperada (capacidade).
- Aumento do tempo de espera por atendimento.
- Índices de retrabalho (ex.: exames repetidos).
- Turnover e custos de substituição (diretos e indiretos).
Alternativas recomendadas
- Reavaliar escalas e jornada (redistribuir plantões; reduzir horas extras).
- Realocar funções (administrativo ↔ apoio clínico).
- Redução temporária negociada de jornada/benefícios com acordo coletivo/regulamentar.
- Terceirizar serviços não assistenciais (limpeza, administrativo, faturamento).
- Avaliar impacto total (salário + encargos + perda de produtividade) antes de demitir.
2) Prejudicar a qualidade dos serviços em nome da economia
O relacionamento de qualidade com o paciente da clínica é o que vai proporcionar a fidelização dele ao seu negócio. Dessa forma, diminuir os investimentos em serviços vai apenas favorecer que os clientes não retornem mais ao consultório.
Risco principal
A curto/médio prazo, perda de adesão do paciente e aumento de eventos adversos que custam mais do que a economia obtida.
Por que acontece
Cortes feitos sem indicadores de qualidade ou sem plano de monitoramento pós-corte.
Consequências mensuráveis
- Queda na satisfação do paciente (NPS).
- Aumento de consultas de retorno por erro/omissão.
- Possíveis notificações ao conselho ou reclamações legais.
Alternativas recomendadas
- Definir indicadores mínimos por serviço (KPIs clínicos) antes de qualquer corte.
- Priorizar cortes em áreas que não afetam cadeia de cuidado (infra, contratos redundantes).
- Implantar ciclo PDCA rápido: cortar → monitorar por 30–90 dias → ajustar.
3) Reduzir a verba de marketing sem justificar impacto na captação
O setor de marketing comumente sofre com cortes de verba em tempos de recessão. Porém, o que os gestores muitas vezes não percebem é que, ao cortar os investimentos nesse setor, estão cortando, consequentemente, o investimento na captação de novos clientes.
Risco principal
Perda de fluxo de novos pacientes; a queda de receita futura pode superar a economia imediata.
Por que acontece
Marketing pode parecer custo “desnecessário” quando se busca visão de curto prazo.
Consequências mensuráveis
- Diminuição do volume de agendamentos.
- Aumento do CPL (custo por lead) ao retomar campanhas no futuro.
- Alternativas recomendadas
- Cortar campanhas de baixo desempenho, não o canal inteiro.
- Migrar para ações de retenção (e-mail, lembretes, protocolos de recall).
- Medir CAC e LTV: se LTV >> CAC, manter canais que geram pacientes recorrentes.
4) Eliminar gastos com pessoal que afetam moral e desempenho
Em momentos de crise, os gestores normalmente olham para os gastos com os funcionários da clínica como algo supérfluo. Entretanto, esse é um grande erro!
Pois, ao cortar privilégios dos funcionários, gastos com seus materiais de trabalho ou até mesmo confraternizações, a consequência será a insatisfação dos seus colaboradores.
Pense que, não menos importante do que a satisfação dos seus clientes, os funcionários precisam estar bem para desempenhar suas funções com qualidade.
Risco principal
Queda do desempenho da equipe; absenteísmo e rotatividade crescentes.
Por que acontece
Gestores enxergam benefícios e pequenas despesas como “facilitadores” sem impacto direto no cuidado.
Consequências mensuráveis
- Aumento do absenteísmo.
- Queda na produtividade por falta de materiais/equipamentos.
- Perda de talentos.
Alternativas recomendadas
- Preservar itens que impactam diretamente a prática clínica (EPIs, insumos, TI).
- Reduzir custos de bem-estar com ações de baixo custo e alto impacto (reuniões de alinhamento, reconhecimento).
- Priorizar treinamento que aumente eficiência.
5) Aplicar uma porcentagem fixa de corte igual para todas as áreas
A clínica é composta por diferentes setores, cada um atuando de uma forma, com demandas e gastos diferentes. Dessa forma, tentar uma redução de custos igualitária pode ser uma estratégia falha e apenas fará com que algumas áreas sofram mais que outras. Portanto, avalie separadamente e defina diferentes estratégias de redução para cada setor.
Risco principal
Algumas áreas críticas (ex.: sala de exames, suporte ao laudo) sofrem muito mais com corte linear.
Por que acontece
Corte simples facilita planilhas, mas ignora heterogeneidade dos custos.
Consequências mensuráveis
- Setores subfinanciados geram gargalos assistenciais.
- Desbalanceamento operacional e ineficiências.
Alternativas recomendadas
- Fazer análise por centro de custo: margem, criticidade clínica e alternativas de redução.
- Priorizar cortes em custos variáveis e contratos com baixa criticidade.
- Estabelecer planos de contingência por setor.
FAQ sobre redução de custos em clínicas
Registro de responsável técnico, validação de laudo, prontuário, logs de acesso, contratos que atendam à legislação local e cláusulas de SLA/penalidades quando houver terceirização.
Defina KPIs estratégicos (tempo de espera, % de laudos com retrabalho, readmissões relacionadas ao serviço, NPS) e monitore por ciclos de 30–90 dias. Use comparação antes/depois e análise estatística simples para detectar sinais de piora.
Quando, após testadas alternativas (realocação, redução negociada de jornada, terceirização administrativa), a projeção financeira e a análise de risco clínico mostram inviabilidade operacional.
Compare custo total in‑house vs outsourcing (salários + encargos + infraestrutura + turnover) e inclua riscos: SLA de qualidade/tempo, confidencialidade, responsabilidade técnica e planos de contingência.
Risco de notificações a conselhos profissionais, responsabilidade civil por danos, descumprimento de contratos e falhas no registro clínico. Consulte jurídico e, quando aplicável, o conselho regional antes de mudanças que afetem a prática clínica.
Seja transparente sobre motivos, etapas e critérios; apresente alternativas testadas; ofereça canais para dúvidas e participação em soluções; garanta prazos e suporte (treinamento, realocação e assistência jurídica quando aplicável).
Use matriz de criticidade (impacto clínico × custo) e priorize cortes em custos de baixo impacto clínico e alto custo financeiro; normalmente administrativos, contratos duplicados e subscrições subutilizadas.
Some o salário bruto + encargos legais (INSS, FGTS, 13º, férias provisionadas), benefícios, custos indiretos (treinamento, recrutamento) e parcela de infraestrutura (estação de trabalho, softwares, espaço). Compare com custo por serviço quando terceirizado.
Conclusão
Reduzir custos na saúde não precisa significar perda de qualidade no atendimento. Portanto, antes de qualquer decisão, avalie com dados: mapeie centros de custo, defina KPIs clínicos e teste alternativas com monitoramento.
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