Como informatizar seu consultório

Modernizar seu local de trabalho é uma das principais demandas na área da Saúde nos dias atuais. Acompanhar os avanços da tecnologia proporciona o aumento na qualidade do atendimento prestado aos pacientes, além de simplificar a rotina de trabalho.

Mas… Quais ferramentas usar? Por onde começar? Nesse post, você terá as melhores dicas para informatizar seu consultório e acompanhar as tecnologias do mercado.

Ferramenta de gestão

Uma forma eficiente de modernizar seu consultório é automatizando os processos do dia a dia. Para isso, é necessário adotar uma ferramenta de gestão para clínicas e consultórios que seja confiável e que possa ser utilizada por toda a equipe.

Dentre as principais funcionalidades de um software de gestão, podemos citar:

• Agenda: permite visualizar a grade de horários com mais clareza, além de mostrar o status dos pacientes (caso estejam esperando muito ou se estão atrasados, por exemplo), além de fazer marcações em série e estar integrada com o cadastro do paciente;
• Prontuário Digital: permite que os médicos acessem as informações clínicas dos pacientes de qualquer lugar. Além disso, possui acesso fácil e rápido para checar ou adicionar informações, como anamneses, evoluções e exames;
• Financeiro: cuida da entrada e saída de dinheiro da clínica/consultório, além de aumentar o monitoramento das contas a pagar e receber. Realiza o controle de caixa e aponta erros ao fechar as contas;
• Faturamento: todos os procedimentos para realizar consultas e exames através de convênios de saúde são feitos forma simples e automatizada. Guias TISS e aquivos XML são gerados com mais eficiência e com redução de erros, diminuindo a possibilidade de glosas;
• Estoque: controla os insumos da clínica, além de registrar a entrada e saída de materiais e medicamentos. É possível criar uma lista de fornecedores e identificar os materiais através do leitor de código de barras.

Além de atuar em toda a gestão do consultório, o software médico é o principal fator na hora de reduzir o tempo gasto com cada procedimento. Dessa forma, sua equipe poderá investir mais na qualidade do atendimento aos pacientes.

Telemedicina

Uma ótima maneira de informatizar seu consultório é ampliando a gama de serviços prestados. Para isso, existem duas soluções: aumentar o corpo clínico do seu local de trabalho ou então utilizar os serviços de uma empresa confiável de Telemedicina.

Se você não tem espaço ou aquisitividade para ter uma equipe maior, utilizar da telemedicina pode ser uma ótima opção para informatizar seu consultório. Assim, você pode aumentar a gama de especialidades, sem perder na qualidade do serviço.

O que é Telemedicina?

Em resumo, consiste na prestação de serviços médicos à distância. Regulamentada pelo Conselho Federal de Medicina na Resolução nº 1643, permite, por exemplo, prestar atendimentos a pessoas que residem em lugares remotos ou de difícil acesso. A telemedicina é dividida em três partes:

• Teleassistência: utilizado para monitorar pacientes à distância. Seja a domicílio ou em outro centro de saúde, o médico responsável pode trocar informações com enfermeiros ou outros médicos acerca do tratamento do paciente;
• Teleducação: serve para capacitar médicos de todo o país, principalmente aqueles que têm difícil acesso a cursos, eventos e seminários de medicina, por falta de tempo ou pela distância entre ambos;

A terceira parte da Telemedicina é a emissão de laudos à distância. Esta prática vem crescendo de forma significativa no Brasil por conta da sua facilidade, eficiência e qualidade do serviço.

Nesse sistema, o paciente realiza o exame de qualquer lugar. A partir daí, um médico especializado na área gera o laudo com os resultados do exame e envia de forma online para o consultório ou a clínica responsável.

Isso permite que médicos especializados de todo o país possam prestar seus serviços a locais de difícil acesso ou que simplesmente não possuem infraestrutura para realizar este procedimento no local, sem aumentar os custos de operação.

Marketing Digital

Quando se fala em informatizar seu consultório, é impossível não falar em marketing digital. Cada vez mais as redes sociais vêm impactando na forma de vida das pessoas, e estar presente nesta plataforma é imprescindível.

Em meio às ferramentas de marketing para médicos, é possível citar:

• E-mail Marketing;
• Google Analytics;
• Gerenciamento de Conteúdo;
• Redes Sociais;
• Google Search Console.

E-mail marketing

É uma das principais formas de manter contato com os pacientes ou leads (pessoas que você tem o contato e que podem ser seus pacientes no futuro). Através dessa plataforma, é possível enviar todo o tipo de informação para seus contatos.

Dentre as possibilidades, estão os e-mails informativos, como a confirmação de consultas, por exemplo. Outra forma de e-mail marketing é a newsletter, um e-mail periódico com informações úteis sobre seus serviços e assuntos em geral de interesse dos leads.

Existe também o e-mail promocional, chamando seus contatos para conhecer as novidades dos seus serviços ou então as promoções em andamento no seu consultório.

Google Analytics

Esta função do Google serve, principalmente, para analisar dados quantitativos e qualitativos sobre o seu desempenho na Web.

Uma das possibilidades é monitorar o tráfego de pessoas no seu site/blog. É possível obter relatórios contendo a faixa etária, localização e qual parte do site as pessoas estão acessando. Assim, você pode saber o que é mais relevante e onde investir para atrais mais visitantes.

Além disso, o Google Analytics exibe o desempenho do seu site ao passar do tempo, com várias possibilidades de relatórios e métricas.

Gerenciamento de Conteúdo

Esta é uma ótima ferramenta para trabalhar com a produção de conteúdo. Se você tem um blog, é possível fazer todo o processo de elaboração dos posts através desta plataforma.

Dentre as funcionalidades, é possível adicionar textos, imagens, fotos, vídeos, listas, tabelas e diversos outros tipos de informação. O sistema mais utilizado é o WordPress.

Leia também nosso artigo sobre boas práticas para um site médico de sucesso

Redes Sociais

As redes sociais são amplamente utilizadas em todo o mundo. Por isso, é preciso estar presente nelas para que os pacientes possam conhecer os seus serviços.

Com uma ferramenta de gerenciamento para redes sociais, é possível planejar, agendar e acompanhar as postagens publicadas, bem como medir o desempenho com o público. Outro ponto forte é a organização que se pode ter utilizando um gerenciador de redes sociais.

Google Search Console

Esta é mais uma funcionalidade do Google que pode ser usada em complemento com as demais. Enquanto o Google Analytics mede o tráfego do seu site, o Google Search Console mede como as pessoas estão chegando até ele e qual é o seu desempenho nos mecanismos de busca.

Outra funcionalidade interessante é identificar erros que fazem com que seu site não apareça nos resultados quando as pessoas pesquisam sobre sua área.

Conclusão

A tecnologia está presente em tudo e seus benefícios, quando bem aplicados, são gigantescos. É possível utilizar várias ferramentas para informatizar seu consultório, que atuem desde os processos da rotina dos funcionários até parcerias que podem aumentar a quantidade de serviços do seu consultório.  

Leandro Reis

Supervisor de Vendas e Marketing na Mais Laudo. Engenheiro Civil, pós-graduado em Engenharia de Segurança do Trabalho, atualmente cursando pós-graduação em Gestão Comercial e Vendas. Com mais de 8 anos de experiência em Telemedicina, alia conhecimento técnico a uma visão estratégica para impulsionar resultados em saúde digital e inovação. LinkedIn: @leandroreismg