Gestão de consultório: 6 dicas práticas para otimização da rotina

Para uma gestão de consultório efetiva é importante atentar-se a determinados aspectos da rotina na instituição, objetivando sempre a otimização dos processos. Dessa forma, evita-se a defasagem de procedimentos que poderiam de alguma maneira afetar na qualidade do serviço oferecido.

Mas afinal, o que deve ser feito para otimizar a gestão de consultório médico? Por onde começar e quais estratégias podem ser adotadas para tal?

É o que vamos apresentar no texto a seguir. Separamos dicas importantes para uma boa gestão médica, que foca na produtividade e otimização dos processos. Confira!

1. Priorize o atendimento humanizado na gestão de consultório

A sobrecarga é um dos principais fatores que podem explicar a desatenção no oferecimento de um atendimento humanizado.

Entretanto, cabe à gestão de consultório identificar os processos que estão contribuindo para essa sobrecarga. E com isso, agir para que eles possam ser otimizados para simplificar a rotina na instituição.

É importante que todos os funcionários da clínica médica atuem com o mesmo intuito: o de priorizar o atendimento ao público.

Por isso, priorize o atendimento humanizado. Tenha preocupação com a forma de agir de toda a sua equipe, com a combinação verbal e também com a não verbal. Tenha atenção com o paciente, ouça-o atentamente e busque esclarecer sempre suas dúvidas e anseios.

2. Usar a tecnologia no dia a dia

O advento da tecnologia trouxe benefícios assistenciais, administrativos e gerenciais para a gestão de consultório. Exemplo disso é o controle informatizado dos procedimentos clínicos, a inserção do prontuário eletrônico e o processamento digital das contas hospitalares.

É comum nos adaptarmos a procedimentos defasados durante a rotina conturbada de uma instituição de saúde. Porém cabe ao gestor encontrar meios de fugir da estagnação.

Por exemplo, a emissão de laudos à distância foi um dos grandes benefícios que a tecnologia trouxe para a gestão de clínica médica. Ao optar pela utilização do serviço, o gestor garante benefícios como:

• Redução no prazo de entrega dos exames aos pacientes;
• Redução de custos;
• Aumento da produtividade da sua equipe;

Não é de hoje que a medicina e tecnologia andam juntas para aumentar a qualidade do atendimento médico, buscando oferecer diagnósticos mais ágeis e tratamentos mais assertivos. Por isso, ignorar esses benefícios seria um retrocesso na gestão de clínicas e consultórios médicos.

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3. Organização das finanças

Uma clínica médica, assim como outro negócio qualquer, precisa ter uma saúde financeira saudável para o seu pleno funcionamento.

Por isso, é de suma importância que o gestor estabeleça medidas para manter a instituição organizada financeiramente. Com isso estabelecido, é possível agir de forma muito mais estratégica, baseando-se em indicadores para a proposição de ações que possam vir a reduzir os custos gerenciais da clínica.

Preocupe-se com a estruturação de um fluxo de caixa organizado, categorizando os gastos detalhadamente. Tenha um planejamento financeiro realista e certifique-se de fazer o devido acompanhamento da situação financeira da instituição para evitar imprevistos.

4. Analisar os processos

É comum que na correria do dia a dia as empresas se prendam a certas burocracias e procedimentos desnecessários.

É preciso que a empresa entenda a gestão de consultório de forma unificada. Ou seja, entender as particularidades e necessidades de todos os setores. Somente assim será possível propor qualquer mudança que poderá otimizar os processos atuais.

Uma das formas de obter esses resultados é por meio de indicadores adequados que geram dados sobre produtividade mediante o número de consultas e procedimentos realizados, ou informações sobre glosas e perdas de produtos por expiração de validade, por exemplo. E a partir desses resultados, então, propor ações otimizadoras.

5. Fique atento ao controle de estoque

O gerenciamento de insumos farmacêuticos é um dos pontos críticos na gestão de consultório. Afinal, quando feito incorretamente traz acúmulo de itens sem movimentação e falta de outros considerados essenciais para o funcionamento da empresa.

Uma das formas de amenizar esse problema é fazer um levantamento dos itens de maior movimentação e relacioná-los com o grau de importância na rotina, listando também aqueles que têm substitutos, e os que a falta prejudicam significativamente a rotina clínica.

E claro, investir em softwares que vão simplificar e automatizar esse controle é sempre uma boa opção.

6. Estabeleça uma Cultura Organizacional

Em plena era da informação e da internet, quando engajamento e participação são estimuladas a todo instante, é fundamental investir na construção de uma cultura organizacional na clínica.

Os modelos de negócio são cada vez mais dinâmicos e o capital humano está em alta. Portanto, para se destacar no mercado, é preciso contar com uma equipe envolvida e colaborativa. Profissionais que represente, de verdade, a identidade de sua clínica, com todos os seus valores, símbolos e crenças.

Diante da competitividade do mercado, uma clínica com cultura organizacional bem arraigada apresenta uma série de diferenciais, como por exemplo:

• Identidade fortalecida
• Marca sólida
• Aumento do engajamento
• Satisfação dos funcionário
• Aumento da produtividade
• Retenção de funcionários

Veja aqui como estabelecer uma cultura organizacional na sua clínica médica

Como a Mais Laudo pode auxiliar na otimização da gestão de consultório?

Como dissemos acima uma das formas de busca a otimização na gestão de consultórios é terceirizando a emissão de laudos médicos. Dessa forma, há um aumento na produtividade da equipe, que pode focar em etapas mais estratégicas do tratamento ao paciente. E claro, redução de custos, já que não será preciso contar com um time de especialistas para atender a demanda de exames da clínica.

E o resultado do exame é entregue de forma muito mais ágil. A Mais Laudo garante o envio do laudo médico em até 12 horas, e em casos de urgência, em até menos de uma hora.

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Leandro Reis

Supervisor de Vendas e Marketing na Mais Laudo. Engenheiro Civil, pós-graduado em Engenharia de Segurança do Trabalho, atualmente cursando pós-graduação em Gestão Comercial e Vendas. Com mais de 8 anos de experiência em Telemedicina, alia conhecimento técnico a uma visão estratégica para impulsionar resultados em saúde digital e inovação. LinkedIn: @leandroreismg