O que observar ao contratar uma secretária para minha clínica?

Um dos cartões de visita de uma clínica médica são seus funcionários. O modo como eles tratam os pacientes é um dos fatores mais importantes para fidelizá-los. Por isso, fazer uma boa gestão de seus funcionários e saber como contratar uma secretária é determinante para que seu consultório tenha um ambiente harmonioso, organizado e em que pacientes sempre queiram voltar.

Antes de qualquer coisa é preciso ter em mente que a secretária precisa ser uma profissional de confiança e que lide bem com pessoas e com a rotina administrativa. Afinal, é papel dela exercer atividades como agendamento, confirmação e emissão de recibos de consultas, recepção de pacientes, administração de documentos, emissão de comprovantes de pagamentos particulares ou de convênios médicos, entre outras.

Além disso, dependendo do tamanho do consultório, se estende a ela atividades como servir café, cuidar da limpeza do ambiente e, às vezes, administrar o pagamento de contas e salários.

Como contratar uma secretária para a clínica

Para contratar a secretária ideal para a sua clínica, contate a sua rede de amigos da área da saúde e comunique que está em busca de uma profissional para seu consultório em busca de boas indicações. Mas não deixe de anunciar a vaga em redes sociais corporativas e em portais de confiança.

É preciso observar alguns fatores para contratar a secretária ideal para seu consultório médico. Confira alguns itens fundamentais:

1. Seja detalhista

Na triagem dos currículos, defina competências e experiências que a candidata não pode deixar de ter e seja detalhista para escolher apenas as que combinam com a vaga, com a cultura da clínica e com o seu próprio perfil. Verifique se há erros de português, por exemplo.

2. Observe o que não é dito

Durante a entrevista, fique atento à personalidade da candidata. Mais importante do que seu currículo ou a experiência que ela apresenta nele, observe se é uma profissional comunicativa, proativa, organizada, paciente, honesta, com empatia e bom senso e que goste de gente. De nada adianta uma carreira brilhante se é uma secretária com perfil para escritórios que não lidam diretamente com pessoas.

3. Peça referências

Outro item muito mais importante do que as experiências adquiridas é a marca positiva que deixou em cada lugar por onde já passou. O ideal é ouvir 3 pessoas de empregos anteriores e analisar em conjunto o que foi dito por cada um. Saiba que o que se repetir nas falas é o que realmente reflete a personalidade da candidata. Descobrir os motivos dos desligamentos, tanto por ela, como pelos empregadores, é um fator essencial para analisar o comportamento.

4. Visite o perfil da candidata nas redes sociais

Para conhecer melhor o lado pessoal da candidata, analise o que ela posta nas variadas redes sociais. Observe o que ela escreve e como se relaciona com a família e os amigos. É um excelente canal para checar se os valores da pessoa combinam com os da clínica e a personalidade.

5. Faça pesquisas

No início da atuação da secretária em sua clínica, pergunte (informalmente ou por pesquisa de satisfação) aos pacientes o que acharam do atendimento pelos mais variados canais de comunicação tanto por e-mail, como por telefone e pessoalmente. Questione quais pontos positivos e a melhorar eles destacam, dê feedback para a profissional e analise o desenvolvimento da secretária, ou seja, se supera os pontos a melhorar e o que aprende com eles. Não há melhor indicador do que seus próprios pacientes.

Enfim, a secretária é o braço direito em uma clínica e, muitas vezes, o primeiro contato do paciente com o consultório, por isso, um processo seletivo criterioso e bem feito pode ser o início de uma carreira brilhante de sua nova secretária em sua clínica. Aposte nela, treine-a e incentive-a a ser sempre melhor. Boa contratação!

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