Confirmação de consulta: aprenda a reduzir as faltas com esse recurso
Um dos problemas mais recorrentes em clínicas e consultórios médicos é o absenteísmo, ou seja, a ausência de pacientes nos horários marcados. Por isso, a gestão deve estabelecer uma estratégia de confirmação de consulta, de modo a evitar faltas que podem prejudicar todo o ciclo de atendimentos.
Além de transtornos no atendimento, essas ausências também podem ser um problema para assuntos logísticos e financeiros.
Dessa maneira, é essencial fazer um levantamento do perfil dos pacientes faltantes, das atividades internas que contribuem para esse cenário e de outros quesitos que podem influenciar nessa situação.
Importância da confirmação de consulta
Um bom atendimento médico, além da qualidade do serviço, deve ser pautado em fluxos de tarefas ágeis e precisos. Afinal, na área da saúde a agilidade pode ser crucial para melhorar o prognóstico dos pacientes.
Por isso, gestores de clínicas e consultórios médicos devem propor estratégias que otimizem o atendimento médico, evitando imprevistos que podem atrapalhar o processo.
Confirmar consultas é, portanto, uma forma de evitar ausências, assim como de se preparar para quando elas acontecerem. Por exemplo, se uma pessoa não confirma seu horário, o gestor pode remanejar outro paciente para a consulta. Com isso, evita-se a ociosidade dos profissionais e consequente redução de receita.
Estratégias de confirmação de consultas
Além de estabelecer um procedimento para lembrar os pacientes do agendamento da consulta, a clínica deve também pensar em estratégias de como contornar uma desistência.
Preparamos algumas dicas para te ajudar neste sentido. Veja abaixo.
Ligações e envio de mensagens para confirmar a consulta
Pode parecer simples, mas uma ligação ou um SMS ao paciente para confirmar a data e o horário da consulta pode ser útil e eficaz. Além disso, torna a relação mais próxima e tende a ser mais proveitosa para ambas as partes.
Isso porque firma um compromisso mútuo em que todos serão beneficiados. De um lado, os gestores que confirmaram a presença e, de outro, os pacientes que se sentem importantes e avaliarão a clínica com outros olhos.
Também é possível fazer essa apuração por outros recursos, como: mensagens pelo WhatsApp, e-mails, redes sociais etc.
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Automação das mensagens
Atualmente, com o avanço da tecnologia, existe uma infinidade de softwares e aplicativos de gestão de tarefas que podem ajudar sua clínica a ter uma rotina mais eficiente.
Existem plataformas que permitem a automação de mensagens e lembretes automáticos das consultas. Basta cadastrar a agenda mensal no software e o mesmo enviará uma mensagem automática lembrando o paciente do horário.
Você só vai precisar padronizar o texto e escolher o melhor dia para enviá-lo. Geralmente, instituições de saúde enviam a confirmação de consulta no dia anterior. Dessa forma, há ainda tempo hábil para fazer reagendamentos.
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Estabeleça uma política de ausência
Em uma clínica médica com profissionais muito requisitados é importante não deixar horários vagos, uma vez que pode diminuir a produtividade da empresa. Pensando nisso, uma estratégia eficiente para evitar o excesso de absenteísmo é criar uma política de ausências.
A política de ausência deve ser esclarecida no momento da marcação das consultas e consiste em determinar limite máximo de atrasos, desistência do atendimento ou troca de horário sem aviso prévio plausível para remanejamento.
Os pacientes devem compreender as orientações e estarem cientes de que, em caso de recorrência, serão impedidos de marcar consultas novamente.
É crucial ressaltar que essa política é para garantir atendimento de excelência aos pacientes e prover oportunidade para outros que estejam interessados.
Atenção aos intervalos e tempo das consultas
É fundamental gerenciar o tempo gasto para cada consulta e remanejar os horários ociosos, quando necessário.
Consultas iniciais são mais demoradas e devem ser intercaladas com consultas de retorno, para não sobrecarregar o profissional de saúde e nem gerar inquietação por parte dos pacientes na sala de espera.
Quando há uma política que preza pela pontualidade, as consultas acontecem de forma mais dinâmica, o que garante a satisfação dos pacientes e a produtividade da equipe médica.
Crie uma lista de espera
A estratégia de confirmação de consulta deve estar relacionada a um plano de ação para as desistências. Isto é, deve-se propor soluções rápidas e práticas para essas ocorrências.
Uma boa dica é criar uma lista de espera com pacientes que gostariam de agendar uma consulta, mas não encontrou um horário disponível. Dessa forma, assim que uma desistência for detectada, é possível fazer o remanejamento com o próximo interessado na lista de espera.
Supervisor de Vendas e Marketing na Mais Laudo. Engenheiro Civil, pós-graduado em Engenharia de Segurança do Trabalho, atualmente cursando pós-graduação em Gestão Comercial e Vendas. Com mais de 8 anos de experiência em Telemedicina, alia conhecimento técnico a uma visão estratégica para impulsionar resultados em saúde digital e inovação. LinkedIn: @leandroreismg
